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Tra i mezzi di comunicazione moderni più importanti per le aziende, le scuole e la Pubblica Amministrazione, l’e-mail riveste senza dubbio un ruolo fondamentale, perché consente di fornire e ricevere informazioni valide, certe e più ampie rispetto ad altre applicazioni. Il problema che talvolta si verifica, però, è che le comunicazioni ricevute e inoltrate tramite posta elettronica spesso non vengono salvate sul pc ma restano nella casella di posta elettronica, con la conseguenza di ingolfare la memoria nel giro di qualche mese. La prima reazione degli utenti che si accorgono che la posta è piena, è quella di eliminare i messaggi più vecchi o che al momento sembrano inutili. Un grande errore che può costare caro nel caso di rapporti commerciali in fase patologica o di preventivi, sconti e ordini la cui conferma potrebbe essere dimostrata semplicemente con un’accettazione via mail. Basti considerare che oggi anche l’e-mail costituisce una prova documentale a pieno titolo da portare al giudice in sede processuale.

La soluzione ideale è quella dell’archiviazione file su pc che consente agli enti pubblici, alle imprese o alle istituzioni di eseguire periodicamente il back-up per poterle riprendere al momento opportuno.

 

Archiviare la posta elettronica di imprese

Il primo vantaggio dell’archiviazione è la possibilità di conservare in modo sicuro tutte le e-mail in entrata e uscita per un tempo indeterminato, ciò significa massima tutela contro eventuali danneggiamenti dei device di collegamento e contro la perdita dei dati. Basti pensare che con questo sistema è possibile ottenere informazioni e recuperare dati da qualsiasi dispositivo e dovunque ci si trovi, senza pericolo di intrusione e senza costi di memorizzazione ulteriori.

Un altro importante beneficio è quello che riguarda la ricerca semplificata dei messaggi e delle informazioni: per trovare un’e-mail anche molto datata, infatti, è sufficiente cercarla con il nome del destinatario o del mittente, se diverso da chi esegue la ricerca o ancor meglio, inserendo l’oggetto del messaggio. Una ricerca rapida e semplificata che consente a chi normalmente utilizza la mail di trovare un messaggio o un allegato anche dopo qualche anno dall’invio.
Questo meccanismo determina una riduzione dei tempi necessari di backup e di ripristino di quello specifico server di posta elettronica. Un controllo che viene definito decentralizzato poiché l’archiviazione può essere eseguita mediante client di posta elettronica ripartiti oppure attraverso caselle di web mail esterne.

Si tratta di grandi facilitazioni che implementano la produttività perché velocizzano il lavoro dei dipendenti, migliorando anche la competitività tra imprese. Attraverso l’archiviazione della posta elettronica, infatti, è possibile trovare rapidamente ciò che si cerca senza ricorrere a dispositivi di memoria esterna che spesso si danneggiano e creano problemi di utilizzo. Con un’archiviazione sistematica e automatica, invece, i meccanismi tecnici che ruotano intorno alla sicurezza vengono migliorati, garantendo continuità all’attività commerciale in modo economico e semplice. Ma il grande beneficio che si trae, anche da un punto di vista tecnico, riguarda l’alleggerimento dei server dell’e-mail in modo duraturo: archiviando, infatti, la casella di posta elettronica si alleggerisce e consente il conseguente aumento del volume di e-mail che arrivano. Alleggerimento dell’intera infrastruttura, possibilità di cancellarle quando si è certi che non servono più e opportunità di catalogarle secondo la data di invio e ricezione, in ordine alfabetico o in base all’indirizzo mail.

Grazie all’esperienza che ci contraddistingue e alla conoscenza dei diversi sistemi operativi che vengono adoperati nelle aziende, possiamo affermare che l’archiviazione può diventare un vero e proprio salvavita in grado di liberare dipendenti e titolari da diversi problemi con fornitori, clienti e può addirittura dirimere controversie legali. Tra i nostri clienti, infatti, annoveriamo società che si occupano di abbigliamento e articoli sportivi, industrie di imballaggio e confezionamento dei Fittings e tante altre attività che hanno compreso la necessità di sistemi di sicurezza della propria struttura informatica e di una consulenza specifica che individui meccanismi ad hoc per ogni esigenza. Negli ultimi anni, ad esempio, alcuni clienti ci hanno fatto spesso richiesta di ritrovare messaggi di posta elettronica archiviati in modo non corretto che servivano in modo urgente per impedire il sorgere di controversie legali con fornitori o clienti. Grazie ai nostri strumenti, all’intuito e all’esperienza pluridecennale che ci contraddistingue, siamo riusciti a trovare l’allegato dell’e-mail che serviva come prova, scongiurando il peggio. Ma non solo, dopo tale episodio, la stessa impresa ci ha chiesto di elaborare un sistema di archiviazione e-mail personalizzato per le sue esigenze, che si rivelasse efficiente e duraturo.

 

Con ADPC l’archiviazione e-mail per imprese è semplice e veloce

Se sei un’azienda dinamica e moderna che utilizza i sistemi più innovativi di comunicazione per la propria attività come e-mail di qualsiasi dominio o pec, è necessario elaborare un sistema di archiviazione efficiente, facilmente accessibile e fortemente semplificato per tutti i dipendenti amministrativi. Una tecnica per poter conservare in modo sistematico e duraturo tutti i messaggi in entrata e in uscita senza pericolo di cancellazione accidentale, perdita dei dati o eliminazione obbligata per riempimento della casella di posta elettronica. Noi di Amici del PC abbiamo una lunga esperienza in materia di sistemi informatici aziendali sia di piccole che di grandi dimensioni, lavoriamo sull’intero territorio italiano e ci occupiamo anche di imprese con sedi decentralizzate. Svolgiamo un lavoro serio, rapido e qualificato, fornendo assistenza tecnica periodica ma anche interventi d’emergenza nei casi di particolare urgenza e necessità.