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Il backup dei dati rappresenta, per qualunque tipo di azienda, un’ancora di salvezza quando si presentano problemi che vanno a compromettere l’accesso o l’utilizzo delle informazioni essenziali di un’attività. La perdita dati rappresenta, ancora oggi, un problema comune a molte aziende. Il 91% di queste dichiara di fare un backup regolarmente, eppure, dati alla mano, non viene strutturata una risposta adeguata ai problemi che si possono generare nei casi più comuni di compromissione dell’accesso (file danneggiati, backup inaccessibile, danni fisici al disco).

Il problema nasce dall’idea comune che basti effettuare un backup di tanto in tanto, per tenere il business al sicuro e sotto controllo. Questo in realtà non deve solo essere eseguito ma anche pianificato in modo opportuno, seguendo una procedura ben precisa e soprattutto archiviando i dati in molteplici copie e con un certo rigore sia dal punto di vista organizzativo che di custodia vera e propria. Il backup dei dati inoltre deve essere periodico, fatto con cadenza regolare e frequente, soprattutto quando si ha un business particolarmente esposto e quando si maneggiano dati sensibili. 

Per creare uno schermo utile e funzionale ad ogni tipo di attacco è comunque indispensabile rivolgersi ad aziende specializzate che possano integrare sistemi come archiviazione in cloud, delocalizzazione dei dati e soluzioni ibride in base al tipo di business. Rivolgersi ad una realtà consolidata ha dei vantaggi non solo nel breve periodo ma anche sul lungo termine poiché è possibile gestire i dati in modo congruo all’utilizzo e alle necessità, evitando tempi di fermo della propria operatività. La possibilità di ottenere una soluzione personalizzata, in base allo scenario che potrebbe palesarsi, con una scalabilità, una pianificazione e una conformazione che tengano effettivamente conto della propria mole di dati e delle proprie caratteristiche tecniche, non è paragonabile ad un semplice backup dei dati che può essere fatto ad uso domestico.

 

Analisi aziendale: backup dei dati

L’azienda oggetto dell’analisi ha contattato ADPC in seguito a un attacco informatico, l’esito: perdita totale dei dati. I backup infatti, pur esistenti, erano andati distrutti poiché il disco esterno era perennemente collegato al server. Un danno immenso per l’azienda, sia per la perdita di dati in senso stresso e sia per la compromissione del business. L’azione tempestiva aveva quindi l’obiettivo di ripristinare i dati. Il danno ha determinato un breve periodo di fermo, giorni in cui è stato possibile recuperare alcune delle informazioni da email, chiavette usb, HDD esterni e interventi di clienti e fornitori. La contabilità passata è stata ripristinata in parte con un backup esistente della software house, ma datato di 4 mesi e in parte manualmente.

L’episodio ha avuto un costo su più fronti, non solo quello economico per il ripristino di tutti i dati ma anche quello di perdita di giorni per la lavorazione e ovviamente di immagine per l’accaduto.

Cosa è stato fatto per il cliente? Per creare una Network Security adeguata è stato creato un firewall gestito, con servizi sempre attivi e un prodotto aggiornato (l’azienda aveva infatti un firewall inattivo, quindi perfettamente inutile). Grazie a standard elevati tutta la sicurezza è stata gestita con grande attenzione, rendendo i sistemi controllati sia internamente che esternamente. Tutti i canali che prevedono scambio dati sono stati monitorati e protetti.

Qual è stato il problema di fondo? Un backup inadeguato, non strutturato da un’azienda competente che si è letteralmente disintegrato quando il disco ha smesso di funzionare. È impossibile pensare di sviluppare un business e una rete commerciale, pensando di poter tutelare i propri dati con un semplice backup domestico. Uno specialista, consultato in fase progettuale dall’impresa, avrebbe creato una soluzione personalizzata con una regolamentazione temporale a medio-lungo termine. Tenendo conto delle caratteristiche del sistema avrebbe creato una copia molteplice dei dati da dislocare su diverse piattaforme. Ciò avrebbe permesso di intervenire tempestivamente rintracciando i dati presenti sui backup secondari, quando quello primario avesse smesso di funzionare a causa di guasti o manomissioni allo storage di backup.

 

Salvare il proprio business con un corretto adeguamento in termini di sicurezza

È molto importante valutare anche tutte le modalità di conservazione di dati, sia per piccoli professionisti che per grandi aziende. Non bisogna mai sottovalutare questa prassi, convinti spesso che le piccole dimensioni esentino dall’esposizione al rischio e quindi al furto dei dati. I backup sono essenziali e devono però essere fatti in modo adeguato, quindi in primo luogo organizzando in modo opportuno i dati. Bisogna catalogare i dati attivi che vengono impiegati di frequente, i dati inattivi che sono stati utilizzati in passato e i dati inutili, ovvero quelli la cui perdita non rappresenta un problema. È poi fondamentale avere chiaro quali sono i documenti, che vanno inseriti in apposite categorie che non devono essere accessibili al personale, la posta elettronica che riguarda fornitori e clienti, la contabilità divisa per anno che deve essere accessibile solo all’amministrazione, i progetti che devono essere aperti solo al reparto apposito e un database, una sorta di entità unica dove inserire tutti i dati che il personale può visualizzare.

Per essere tutelati sempre e per un business che guardi sempre con attenzione alla propria sicurezza e a quella dei dati che vengono custoditi, bisogna lavorare d’anticipo e non solo intervenire quando si presenta un disastro. In questo modo è possibile massimizzare i risultati, ridurre i costi ed evitare periodi di inattività.

Le tipologie di backup sono essenzialmente due, da un lato la replica del file che è abbastanza veloce ma ha come contro la possibilità di visionare solo l’ultimo aggiornamento di quel file oppure l’archiviazione che è completa e quindi permette di ripristinare anche le versioni precedenti del file. Può sembrare ridondante ma adottare questa strategia è fondamentale per avere una correttezza di informazioni e la reperibilità di tutta la struttura delle modifiche apportate nel tempo, con una cronistoria molto utile in determinati casi.

Resta essenziale per le imprese, al fine di rendere il business sicuro e anche strutturato in modo corretto, avere un punto di riferimento con esperti del settore che possano gestire in modo efficace e sicuro i backup e intervenire qualora si verifichi una problematica seria che compromette i dati con un backup che non funziona o risulta inaccessibile.